Åpenhetsloven og ØkonomiBistand konsernet

 

ØB konsernet består av små og noe større selskaper som alle er innen Regnskapsbransjen. Isolert sett er ingen av selskapene så store at de omfattes av Åpenhetsloven, men organisert som et konsern er det vår tolking at vi omfattes av loven. Uansett tolking så er det vår oppfatning at hensikten med loven, lovens intensjoner, pålegg og retningslinjer er noe vi ønsker alle våre selskap skal ha et aktivt forhold til. Vi har derfor utarbeidet felles retningslinjer som vi ønsker at alle våre selskap skal følge. Det medfører også en likebehandling av alle ansatte, leverandører og andre forretningsforbindelser. Vi ønsker også full åpenhet om hvordan vi følger opp lovens intensjoner, krav og pålegg.

 

For oss handler Åpenhetsloven om at alle våre virksomheter skal utføre «aktsomhetsvurderinger», dvs. felles arbeidsmetoder for å kartlegge, forebygge, gjøre rede for og følge opp faktiske og potensielle negative konsekvenser overfor menneskerettigheter og arbeidsforhold. Dette gjelder i hovedsak ansatte, men også til en viss grad leverandører og andre forretningsforbindelser. Når vi nevner leverandører som «til en viss grad» er det fordi vi har i all hovedsak få og store leverandører. Disse leverandørene er selv pålagt å følge Åpenhetsloven.

 

Vår aktsomhetsvurdering er delt inn i seks trinn.

 

Trinn 1, Forankring av ansvarlighet.

 

Mål for å unngå og forebygge skader.

Vårt overordnet mål er å ha tilstrekkelig gode rutiner og retningslinjer for å unngå negative menneskerettigheter og arbeidsforhold (skader). Det må være klare retningslinjer for rapportering av skader og de må være kjent for alle ansatte og offentlig tilgjengelig for leverandører,  forretningsforbindelser og øvrige interessenter.

 

I de neste trinnene har vi beskrevet retningslinjer vi ønsker å følge for å unngå og forebygge skader, kartlegge konsekvensene, iverksette tiltak for å håndtere konsekvensene, hvordan vi skal følge opp tiltakene, hvordan vi skal kommunisere til berørte interessenter og hvordan vi skal gjenopprette eventuelle skader. Disse retningslinjene vil være dynamiske og må justeres i takt med organisasjonen og erfaringer som høstes underveis. Ingen av våre selskaper har en «tung» ledelse. Ut over daglig leder har bare 2 selskaper noen avdelingsledere som er ansvarlig på det lokale kontoret. I tillegg til at retningslinjene skal forankres i den operative ledelse så skal de vedtas av styrene i hvert selskap. Selv om styrene har det formelle ansvaret overfor selskapene så er alle selskapene organisert inn i konsernstrukturen. I konsernmor er det ansatt 2 av eierne og de har en meget sentral rolle innen alle trinnene i aktsomhetsvurderingen.

Det er konsernledelsen sitt ansvar å inngå alle overordnede leverandøravtaler. Ut over disse leverandøravtalene er det mindre og mer sporadiske leverandører tilknyttet de enkelte selskapene. Dersom de enkelte selskapene avdekker negative konsekvenser overfor menneskerettigheter og arbeidsforhold hos disse leverandørene skal de snarest søke å avvikle samarbeidet med de aktuelle leverandører. I forbindelse med at konsernledelsen inngår og følger opp rammeavtaler med de store leverandørene skal de kommunisere forventinger om at leverandøren har egne retningslinjer for ansvarlig næringsliv, at det forventes åpenhet, oppfølging og rapportering, informasjon om hvordan ansvarlighet formidles videre i leverandørkjeden og klar beskjed om at manglende overholdelse av virksomhetens retningslinjer vil i ytterste konsekvens medføre at avtalene termineres. Som nevnt tidligere er det store leverandører som det inngås rammeavtaler med. Blant de største nevnes Visma-konsernet, Duett, Telenor, Gjensidige. Blant mindre, lokale leverandører nevnes bla. eiere av leide lokaler.

Oppsummert er ansvaret for å gjennomføre aktsomhetsvurderingene plassert hos følgende innen vårt konsern:

  1. Første ledd er ansvarlig for det aktuelle kontoret (for mange kontorer er dette daglig leder for selskapet)
  2. Neste ledd er daglig leder for selskapet. I de selskap der daglig leder ikke er kvalitets ansvarlig vil kvalitetsansvarlig ha et praktisk ansvar og daglig leder ha det formelle ansvaret
  3. Siste ledd vil formelt sett være styret for selskapet, men i praksis vil øverste ansvarlig være, den til enhver tid, sittende konsernledelse.

 

Minst en gang pr. år innen den 1.11. skal hvert selskap gjennomføre et avklaringsmøte der alle ledere innen nivå 1 og 2 deltar. Her skal alle forhold rundt aktsomhetsvurderinger drøftes. Spesielt gjelder dette mellommenneskelige forhold internt innen avdelingen og selskapet. Det skal lages dekkende referat fra arbeidsmøtet som skal fremlegges og behandles på førstkommende styremøte. I tillegg skal referatet også gjennomgås med konsernledelsen.

 

 

Trinn 2, Kartlegge negative konsekvenser.

 

Det er viktig å kartlegge de mest kritiske risikoene først. For våre virksomheter anser vi de mest kritiske risikoer for å være innen egen virksomhet. Vi skal her ha spesielt fokus på følgende:

  1. Uønskede og uheldige tilnærmeringer fra overordnede til ansatte og fra ansatte til andre ansatte. Også kalt «Me too»
  2. Utestengning av ansatte fra faglige og sosiale arenaer
  3. Ubegrunnede lønnsforskjeller mellom ansatte, også kalt «trynefaktorer»
  4. Manglende oppfølging av påklagende arbeidsforhold, herunder lokaler, fysiske arbeidsplasser, muligheter for variasjon i arbeidsstillinger, tilstrekkelig bevegelse og fysisk aktivitet mv.
  5. Tilrettelegge for ønsker om karrieremessige ønsker så langt det er mulig og relevat innen selskapet
  6. Dårlige arbeidsforhold mellom ansatte og ansatte/ledelse
  7. Manglende etter-utdannele (kurs, fagsamlinger, mv.) for å opprettholde autorisasjon og eller fagområde
  8. Urimelig arbeidsbelastning og overdreven bruk av overtid/helgearbeid
  9. Uheldig påvirkning overfor ansatte grunnet etnisk bakgrunn, religion, hudfarge, fysiske/psysiske årsak ol. Listen er ikke uttømmende. Mao. så er det nulltoleranse for mobbing. Her har selskapet utarbeidet egen veileder som har eksistert siden 2012.
  10. Rett til likestilling og ikke-diskriminering. Selskapet har et stor overvekt av kvinnelige arbeidstagere slik at ved nyansettelser er det på de fleste kontorene ønske om mannlige ansettelser.
  11. Retten til ytringsfrihet
  12. Retten til personvern og privatliv

 

Dersom noen av risikoene inntreffer og medfører skade er det viktig at vi avdekker:

  1. Er det vi som forårsaker skaden
  2. Bidrar vi til at skaden oppstår
  3. Er vi direkte tilknyttet skaden

I tilfelle c) betyr at skaden er knyttet til våre produkter, tjenester eller forretningsvirksomhet

 

For å kunne avgjøre om våre virksomheter innehar risikoer er vi avhengig av å kunne innhente nødvendig informasjon. Alle våre virksomheter opererer i all hovedsak i Norge og med Norske leverandører og samarbeidspartnere. Blant overordnet informasjon som kan være relevant nevnes:

  • Innhold i ulike kontrakter, spesielt kontrakter med leverandører
  • Ulike rapporter og konsekvensanalyser som andre har innhentet, eks. andre i samme bransje, Regnskap Norge,
  • Data fra myndigheter om sysselsetning, helse, lønn, utdanningsstandarder, arbeidsforhold og miljø. Dette kan bla. være fra Kredittilsynet
  • Data om inntekt innhentet fra bla. bransjeorganisasjoner

Det er viktig at våre virksomheter har fokus på disse overordnede informasjonskanalene, men viktigere er det at vi har fokus på de enkelte interessentene. Dette er i prioritets rekkefølge følgende:

  1. Egne ansatte, evt. fagforeninger, ansatte som utfører arbeid hos oss og andre som er direkte tilknyttet våre virksomheter
  2. Arbeidstagere, organisasjoner, fagforeninger tilknyttet våre leverandører
  3. Andre relevante interessenter. Kan være i lokalsamfundet, aksjonærer, eiere, andre bedrifter innen vår bransje

Ved innhenting av informasjon spesielt knyttet til punkt 1, egne ansatte er det viktig med en åpen dialog mellom ansatte og ledere. Det kan dog være vanskelig dersom problemet gjelder mellom disse to parter. Innen alle våre virksomheter skal derfor alle ansatte vite at de kan sende all bekymringsmeldinger, informasjon og rapportering om alt knyttet til de ulike risikoene direkte til konsernledelsen som også da er et annet firma enn der den enkelte jobber. Alle ansatte skal vite at alle typer henvendelser behandles seriøst og at rapportering om kritiske risikoer aldri skal få konsekvenser for den ansatte. I forbindelse med medarbeidersamtaler og/eller tilsvarende en-til-en samtaler lederne har med sine ansatte skal det søkes å innhente informasjon om eventuelle kritiske risikoer. Den enkelte ansatte kan når som helst be om en-til-en samtaler med en i konsernledelsen. Dette vil være spesielt aktuelt der det foreligger bekymringer og skader hvor ledelsen i selskapet er involvert. Minst en gang pr. år skal styrene til hvert av selskapene ha gjennomgått hva bedriften har gjort for å innhente all relevant informasjon om kritiske risikoer, hvordan bedriten har behandlet informasjonen, hvilke tiltak som er iverksatt for å avhjelpe situasjonene og hva som gjøres for å forhindre at tilsvarende risikoer opptrer igjen.

 

 

Trinn 3, Iverksette tiltak.

Hensikten med trinn 2 var altså å identifisere negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og et anstendig arbeidsliv. Dersom (når) vi eventuelt får slike negative konsekvenser må vi avklare hvor nær skaden vi er. Er det vi som har forårsaket skade, bidratt til den eller er vi direkte knyttet til den. Jo nærmere vi er skaden jo viktigere er det med å iverksette tiltak raskt. Tiltakene defineres i 3 grader:

  1. Forebygge
  2. Begrense
  3. Stanse

Det beste er å forebygge. Inntrer likevel tilfeller er det viktig å begrense omfanget og det viktigste er å stanse skaden når den er oppstått. Det er ledelsen sitt ansvar å stanse aktiviteter/hendelser som forårsaker skader. I de tilfeller der ledelsen ikke er rette instans, eks. pga. inhabilitet så er det konsernledelsen sammen med selskapets styre som må utarbeide en handlingsplan for i første omgang å stanse skaden for deretter å forbygge at skaden inntreffer på nytt.

 

Hele dette dokumentet er å betrakte som en tiltaksplan mot at skader skjer. Oppsummert inneholder denne:

  1. I trinn 1 har vi plassert ansvaret.
  2. I trinn 2 prioriterte vi risikoområdene
  3. Våre relasjoner til konsekvensene det iverksettes tiltak mot er interessentene beskrevet i slutten på trinn 2
  4. Tiltak vi legger oss på er beskrevet i trinn 3, ovenfor
  5. Tiltakene avhenger av skaden og det vil være ledelsen og/eller konsernledelsen sammen med selskapenes styrer som er ansvarlig for å iverksette tiltakene.
  6. I den grad ulike retningslinjer i de ulike selskapene påvirkes av tiltak som skal iverksettes så er det ledelsen sitt ansvar å endre på retningslinjer

 

 

Trinn 4, Følge opp tiltakene.

Hensikten med dette punktet, dvs. oppfølging er å vurdere om tiltakene som er iverksatt har fungert etter planen og avverget skaden, eller om noe må gjøres annerledes i fremtiden for å forbedre tiltakene.

Dette innebærer at vi må undersøke:

  • Hvilke av tiltakene som faktisk ble gjennomført til planlagt tid
  • Hvor godt tiltakene har fungert
  • Om skade på individer eller grupper faktisk har blitt avverget eller håndtert tilfredsstillende
  • Det er også viktig å vurdere om det er noen negative konsekvenser vi kan ha oversett tidligere og dermed sørge for at de inkluderes i fremtiden

 

I de tilfeller der det er vi som har forårsaket eller bidratt til skaden må vi be om tilbakemeldinger fra interessentene. Dette er viktig for å være sikker på at skaden er avverget, men i tillegg er det viktig for å utvikle og forbedre tiltak i fremtiden. Slike tilbakemeldinger kan være fra ansatte, myndigheter, sivilsamfunnet, samarbeidspartnere og media. Det er videre viktig at interessenter og rettighetshavere som har blitt, eller kan bli, berørt av de negative konsekvensene involveres i oppfølgingsarbeidet.

 

 

Trinn 5, Kommunisere med berørte interessenter.

For oss er det viktig at alle innen våre målgrupper er godt informert om hvordan vi håndterer negative konsekvenser. All kommunikasjon skal skje på Norsk da alle våre primære målgrupper er i Norge. Blant våre målgrupper nevnes:

  1. Alle våre ansatte. Det skal være godt kjent blant våre ansatte hvilke risikoområder vi har fokus på, hvordan vi ønsker at informasjon om negative konsekvenser skal rapporteres/innhentes, hvilke tiltak som skal iverksettes og hvordan tiltakene skal følges opp. Minst en gang hvert år skal alle ansatte informeres om hvor de finner denne informasjonen og dersom minst en ansatt ønsker en gjennomgåelse av retningslinjene skal det gjøres for alle ansatte i selskapet. Dette er spesielt viktig for å fange opp at nyansatte raskt blir kjent med at selskapet har retningslinjer knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold.
  2. Alle våre leverandører og samarbeidspartnere skal ha tilgang informasjon om vår tilnærming og oppfølging av Åpenhetsloven. Det skjer gjennom at dette dokumentet i sin helhet gjøres tilgjengelig på våre hjemmesider.
  3. Alle andre målgrupper har tilgang til dette dokumentet via våre hjemmesider.

I de tilfeller der våre virksomheter blir spurt om forhold knyttet til Åpenhetsloven og som vi ikke har beskrevet tilstrekkelig i dette dokumentet så skal slik informasjon gis innen rett tid så fremt dette ikke er konfidensiell informasjon som kan skade vår virksomhet. I de tilfeller skal konsernledelsen avgjøre om hvilke og i hvilke form informasjonen skal gis.

 

 

Trinn 6, Gjenopprett.

Det å gjenopprette er egentlig ikke en del av aktsomhetsvurderingen, men en separat prosess som aktsomhetsvurderingen bør legge til rette for.

I forbindelse med gjenoppretting er det fokus på de skader vi har forårsaket og hvordan vi kan avhjelpe disse på best mulig måte. Dette vil selvsagt avhenge av hvilke negative konsekvenser som har skjedd og omfanget av skaden. Noen eksempler på gjenopprettingstiltak kan være:

  • Erstatning eller kompensasjon, økonomisk eller i andre former
  • Offentlig beklagelse
  • Gi tilbake jobb eller kompensere for tapte inntekter i en periode
  • Iverksette tiltak for å bedre fysiske arbeidsforhold. I ytterste konsekvens kan det innebære å bytte til helt andre lokaler
  • Beklagelse og tiltak som ivaretar ofrene og forebygger fremtidige overgrep
  • Aktivt vurdere handlinger som bidrar til at den ansatte får tilfredsstilt karrieremessige ønsker. I ytterste konsekvens kan det innebære at det ansatte tilbys utviklingsmuligheter innen andre selskap i konsernet.
  • Sanksjoner (eks. si opp ansatte som er ansvarlig for skaden)
  • Tiltak for å hindre fremtidig skade

Det er viktig at gjenoppretting skal stå i forhold til skadens omfang og art.